تويت
يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص
secrets-of-dream
قد تكون عملية تنظيم الوثائق والمستندات في المؤسسات والشركات مهمة مزعجة، ولكنها أساسية لإدارة عمليات العمل بشكل صحيح. لذلك، يعد التصنيف من العمليات الهامة التي يتعين القيام بها بهدف تنظيم الملفات والمستندات والوصول إليها بسهولة. في هذه القائمة، سنوضح أهم معلومات عن التصنيف وذلك من خلال النقاط التالية:
المعنى الدقيق للتصنيف:
يعني التصنيف عملية تقسيم المستندات والوثائق والملفات إلى مجموعات متشابهة من حيث الفئات أو الخصائص المتجانسة. وذلك لتنظيمها بطريقة منطقية ومناسبة لسهولة الوصول إليها وإدارتها بشكل إيجابي.
أنواع التصنيف:
يوجد نوعان من التصنيف، وهما:
التصنيف الموضوعي: والذي يعني وضع جميع المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع معين معًا في ملف واحد. ومن أهم مميزات هذا النوع من التصنيف، هي سهولة الوصول إلى المستند المعين عند الحاجة إليه.
التصنيف الزمني: والذي ينقسم إلى فترات زمنية معينة؛ وذلك بحسب عمر المستندات أو التواريخ التي ترتبط بها. ويتيح هذا النوع من التصنيف استراتيجية سهلة للوصول إلى المستندات المطلوبة.
أهمية التصنيف:
يتميز التصنيف بأهمية كبيرة، حيث يساعد على الحفاظ على الوثائق المهمة وآمنة، كما أنه يساعد على الحفاظ على السير الأمثل للعمليات والإجراءات. والعثور على مستندات العملاء بشكل أسرع وأسهل، بالإضافة إلى تحسين إمكانية الوصول إلى المعلومات الهامة والمستندات التي تساعد على اتخاذ القرارات بشأن تشغيل وإدارة الشركة أو المؤسسة.
كيفية تنفيذ التصنيف:
يتم تصنيف المستندات والوثائق عن طريق فرز الوثائق حسب المضمون والترتيب بإحكام وبالتالي، ترقيمها بتوافق مع أسلوب متفق عليه. ثم، يقوم الفريق بتزويد الملفات برموز تصنيف فريدة وغير متشابهة ؛ لتتمكن الشركة أو المؤسسة فيما بعد من الوصول إلى المستندات بسهولة عند الحاجة.
كيفية اختيار أنظمة التصنيف:
يجب اختيار نظام التصنيف المناسب والمتوافق مع متطلبات الشركة أو المؤسسة وبما يتوافق مع خططها المستقبلية وحجم البيانات المستخدمة فيها وطريقة التخزين أو الاستعلام. وبهذه الصورة، سيستطيع الفريق العمل على تنفيذ أهداف الشركة أو المؤسسة بشكل قائم على التصنيف الصحيح.
يمكن أن يساعد التصنيف في تسهيل إدارة المستندات والملفات وتوفيرها لفترات طويلة، وسيتوجب على الشركات والمؤسسات العمل على البحث عن نظام تصنيف يتوافق مع متطلباتها وخططها المستقبلية.
secrets-of-dream
قد تكون عملية تنظيم الوثائق والمستندات في المؤسسات والشركات مهمة مزعجة، ولكنها أساسية لإدارة عمليات العمل بشكل صحيح. لذلك، يعد التصنيف من العمليات الهامة التي يتعين القيام بها بهدف تنظيم الملفات والمستندات والوصول إليها بسهولة. في هذه القائمة، سنوضح أهم معلومات عن التصنيف وذلك من خلال النقاط التالية:
المعنى الدقيق للتصنيف:
يعني التصنيف عملية تقسيم المستندات والوثائق والملفات إلى مجموعات متشابهة من حيث الفئات أو الخصائص المتجانسة. وذلك لتنظيمها بطريقة منطقية ومناسبة لسهولة الوصول إليها وإدارتها بشكل إيجابي.
أنواع التصنيف:
يوجد نوعان من التصنيف، وهما:
التصنيف الموضوعي: والذي يعني وضع جميع المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع معين معًا في ملف واحد. ومن أهم مميزات هذا النوع من التصنيف، هي سهولة الوصول إلى المستند المعين عند الحاجة إليه.
التصنيف الزمني: والذي ينقسم إلى فترات زمنية معينة؛ وذلك بحسب عمر المستندات أو التواريخ التي ترتبط بها. ويتيح هذا النوع من التصنيف استراتيجية سهلة للوصول إلى المستندات المطلوبة.
أهمية التصنيف:
يتميز التصنيف بأهمية كبيرة، حيث يساعد على الحفاظ على الوثائق المهمة وآمنة، كما أنه يساعد على الحفاظ على السير الأمثل للعمليات والإجراءات. والعثور على مستندات العملاء بشكل أسرع وأسهل، بالإضافة إلى تحسين إمكانية الوصول إلى المعلومات الهامة والمستندات التي تساعد على اتخاذ القرارات بشأن تشغيل وإدارة الشركة أو المؤسسة.
كيفية تنفيذ التصنيف:
يتم تصنيف المستندات والوثائق عن طريق فرز الوثائق حسب المضمون والترتيب بإحكام وبالتالي، ترقيمها بتوافق مع أسلوب متفق عليه. ثم، يقوم الفريق بتزويد الملفات برموز تصنيف فريدة وغير متشابهة ؛ لتتمكن الشركة أو المؤسسة فيما بعد من الوصول إلى المستندات بسهولة عند الحاجة.
كيفية اختيار أنظمة التصنيف:
يجب اختيار نظام التصنيف المناسب والمتوافق مع متطلبات الشركة أو المؤسسة وبما يتوافق مع خططها المستقبلية وحجم البيانات المستخدمة فيها وطريقة التخزين أو الاستعلام. وبهذه الصورة، سيستطيع الفريق العمل على تنفيذ أهداف الشركة أو المؤسسة بشكل قائم على التصنيف الصحيح.
يمكن أن يساعد التصنيف في تسهيل إدارة المستندات والملفات وتوفيرها لفترات طويلة، وسيتوجب على الشركات والمؤسسات العمل على البحث عن نظام تصنيف يتوافق مع متطلباتها وخططها المستقبلية.